Как правило, котировки запрашиваются в том случае, когда проведение торгов подразумевает использование бумажного носителя. При этом, победителем объявляется тот участник, который предложит минимальную сумму заказа, а также выполнит все заявленные требования  заказчика.

Специфические особенности при проведении торгов

В первую очередь стоит отметить, что если торги не подразумевают наличие специального доступа или секретности, то о проведении мероприятия можно найти информацию в открытом официальном источнике Единой информационной Системы. Однако в данном случае существуют ограничения в финансовом размере — 500 000 рублей максимальная стоимость контракта. Сумма по всем закупкам за год не должна превышать 10% всего объема закупок, а также не превышать 100 000 000 рублей.

Система проведения

Существует общепринятая система проведения:

1. Составление извещения. В обязательном порядке объявление должно быть сформировано объявление о проведении и опубликовано в открытом доступе не позднее, чем за неделю до начала мероприятия. Исключение составляет закупки стоимостью не более 250 000 рублей. Тогда допустимый срок объявления составляет четыре дня
2. Кроме объявления в обязательном порядке необходимо предоставить план-проект, где будут изложены все условия
3. В зависимости от того, какие предложения по данному вопросу будут сформированы, заказчик на законном основании может запросить котировки одновременно у трех потенциальных исполнителей, которые решили принять участие в конкурсной программе

Существует ряд правил, вступающих в силу при неотложной помощи:

4. Поданные заявки для получения соответствующих котировок в установленные сроки, должны пройти обязательную процедуру регистрации. Что касается функции заказчика, то он обязан открыть общий доступ к опубликованной информации. Если в срок запрос о котировке не поступил, то на основании действующего закона 44-ФЗ будет назначен единственный исполнитель — участник
5. Как только наступит указанное время, заказчик открывает конверты. Процедура не подразумевает особой секретности, поэтому каждый желающий участник имеет право присутствовать. Назначенные члены комиссии оглашают предложения, которые указаны в конвертах. Победителем конкурса является тот исполнитель, который предложит оптимальную, самую низкую стоимость.

Важно отметить, что в случае несоответствия, котировки могут быть отклонены комиссией или сняты с участия в конкурсной программе.

6. Как только будут подведены итоги, вся информация должна быть зафиксирована в специальном протоколе. В нем отображается вся контактная информация о заказчике и победителе, вплоть до юридических данных, а также участниках, подававших заявки на участие в конкурсе. Документ вступают в юридическую силу только после того, как все члены комиссии поставят свою подпись. После завершения процедуры, протокол должен быть открыт для общего доступа.

Подача заявки

Чтобы заявка поступила на рассмотрение комиссии, необходимо подготовить следующий пакет документов:

1. Полная юридическая информация, включающая банковские реквизиты, адрес регистрации, фактическое местонахождение, контактный номер телефона
2. Подписанное согласие потенциального исполнителя на все предоставленные условия проведения конкурса
3. Стоимость, предложенная потенциальным исполнителем
4. Если существуют аспекты, позволяющие получить дополнительные бонусы к сделке, то должно быть предъявлено официальное подтверждение
5. Информация по существующим учредителям, как правило, данные запрашиваются по генеральному директору, в том числе и его ИНН
6. Официальная документация, которая может подтвердить соответствие качества предлагаемой продукции. Как правило, это лицензии, дополнительные сертификаты и любая другая заверенная информация.

Заявка должна полностью соответствовать предъявленным условиям в оформлении заказчиком. В противном случае, она может быть отклонена выбранными членами комиссии, поэтому на данное требование стоит обратить особое внимание.